Urlop na żądanie: ile dni przysługuje, do kiedy go zgłosić i czy szef może odmówić

Dziecko budzi się z gorączką, pęka rura w łazience, a do pracy trzeba wyjść za godzinę. W takich sytuacjach przydaje się urlop na żądanie, czyli wolne, które można wziąć bez wcześniejszego planowania. Przepisy są krótkie, ale wokół nich narosło sporo nieporozumień. Wyjaśniamy, ile dni przysługuje, jak i do kiedy trzeba go zgłosić oraz czy pracodawca może się nie zgodzić.

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje

Zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy pracodawca udziela na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. To nie są dodatkowe dni wolne. Urlop na żądanie jest częścią zwykłego urlopu wypoczynkowego, czyli 20 albo 26 dni w roku. Jeśli wykorzystałeś już cały urlop wypoczynkowy, nie możesz wziąć dnia na żądanie.

Prawo do niego mają osoby zatrudnione na umowie o pracę. Przy umowie zlecenia czy kontrakcie B2B zasady wolnego wynikają wyłącznie z umowy.

Do kiedy trzeba go zgłosić

Przepis mówi, że pracownik zgłasza żądanie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. W praktyce bezpieczniej zrobić to przed godziną rozpoczęcia pracy, bo pracodawca musi mieć szansę zareagować. Forma zależy od zasad w firmie: telefon, SMS, e-mail albo wniosek w systemie kadrowym. Warto, żeby zgłoszenie zostawiło ślad, na wypadek późniejszego sporu.

Jeśli w firmie przyjęte jest zgłaszanie SMS-em, wystarczy krótka wiadomość, na przykład: „Dzień dobry, proszę o udzielenie mi dziś, [data], urlopu na żądanie na podstawie art. 167² Kodeksu pracy. [Imię i nazwisko]”. Dobrze jest poczekać na odpowiedź albo potwierdzić telefonicznie, że wiadomość dotarła, bo urlop zaczyna się dopiero po jego udzieleniu przez pracodawcę.

Czy trzeba podać powód

Nie. Przepisy nie wymagają uzasadnienia, a pracodawca nie może uzależnić zgody od podania przyczyny. Urlop na żądanie można wziąć w jednym kawałku albo po jednym dniu, w różnych miesiącach.

Czy pracodawca może odmówić

Choć przepis brzmi stanowczo, Sąd Najwyższy uznał, że obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie jest bezwzględny. W wyroku z 28 października 2009 roku (sygn. II PK 123/09) wskazał, że pracodawca może odmówić ze względu na szczególne okoliczności, gdy jego wyjątkowy, zasługujący na ochronę interes wymaga obecności pracownika. Chodzi o sytuacje naprawdę wyjątkowe, a nie zwykłe zwiększenie pracy.

Ważne: urlop na żądanie zaczyna się dopiero wtedy, gdy pracodawca go udzieli. Jeśli odmówi, a pracownik i tak nie przyjdzie, nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną, z konsekwencjami włącznie z rozwiązaniem umowy. Wysłanie wiadomości i wyłączenie telefonu to więc ryzykowna strategia.

Co z niewykorzystanymi dniami

Dni na żądanie nie przechodzą na kolejny rok jako „na żądanie”. Jeśli ich nie wykorzystasz, zostają w puli zwykłego urlopu wypoczynkowego i przechodzą jako urlop zaległy. Ten trzeba wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku.

Pracownik na części etatu i nowy pracownik

Liczba dni na żądanie nie zależy od wymiaru etatu: także osoba na pół etatu może wziąć do 4 dni w roku, o ile ma jeszcze urlop do wykorzystania. W pierwszym roku pracy urlop nabywa się stopniowo, z upływem każdego miesiąca, więc na początku zatrudnienia może go po prostu jeszcze nie być. Ile urlopu przysługuje przy zmianie pracy lub w niepełnym roku, policzysz w naszym kalkulatorze urlopu proporcjonalnego.

Planując resztę dni wolnych, warto zajrzeć do zestawienia dni wolne od pracy 2027, gdzie opisujemy wszystkie długie weekendy przyszłego roku.

Najczęstsze pytania

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje?
Najwyżej 4 dni w roku kalendarzowym. Nie są to dodatkowe dni wolne, tylko część zwykłego urlopu wypoczynkowego.

Czy urlop na żądanie jest płatny?
Tak. To część urlopu wypoczynkowego, więc za dni na żądanie przysługuje wynagrodzenie urlopowe, tak jak za zwykły urlop.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
Wyjątkowo tak. Według Sądu Najwyższego pracodawca może odmówić, gdy jego szczególny, zasługujący na ochronę interes wymaga obecności pracownika. Zwykłe zwiększenie pracy to za mało. Jeśli pracodawca odmówi, a pracownik nie przyjdzie, nieobecność może zostać uznana za nieusprawiedliwioną.

Co napisać w SMS-ie o urlop na żądanie?
Wystarczy krótka wiadomość z datą i podstawą prawną, na przykład: „Dzień dobry, proszę o udzielenie mi dziś, [data], urlopu na żądanie na podstawie art. 167² Kodeksu pracy”. Nie trzeba podawać powodu.

Czy można wziąć 4 dni urlopu na żądanie pod rząd?
Tak. Dni na żądanie można wykorzystać jednorazowo albo po jednym dniu w różnych terminach, o ile masz jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy.