Najem okazjonalny krok po kroku dla właściciela

Najem okazjonalny daje właścicielowi mocniejszą pozycję niż zwykła umowa najmu, ale tylko wtedy, gdy zachowane są wszystkie formalności wymagane przez przepisy. Pominięcie jednego z warunków sprawia, że umowa w praktyce staje się zwykłym najmem, mimo że strony nazwały ją okazjonalną. Dwa elementy mają tu kluczowe znaczenie: oświadczenie najemcy złożone we właściwej formie oraz terminowe zgłoszenie umowy do urzędu. Znajomość tych dwóch kroków pozwala uniknąć sytuacji, w której właściciel dowiaduje się o utracie ochrony dopiero w trakcie próby eksmisji.

Jakie oświadczenie musi złożyć najemca

Najem okazjonalny wymaga oświadczenia najemcy złożonego u notariusza o poddaniu się egzekucji i wskazania innego lokalu, do którego mógłby się wyprowadzić w razie eksmisji. Bez tego umowa jest zwykłym najmem, niezależnie od tego, jak strony ją nazwały w tekście dokumentu. Oświadczenie to musi mieć formę aktu notarialnego, co odróżnia najem okazjonalny od zwykłej umowy najmu podpisanej tylko przez obie strony. Wskazany w oświadczeniu lokal zastępczy nie musi być własnością najemcy, ale najemca musi mieć do niego prawo, na przykład zgodę jego właściciela na przyjęcie tam w razie potrzeby.

Jak zgłosić umowę do urzędu

Właściciel musi zgłosić zawarcie takiej umowy do urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. To formalność, o której często się zapomina, a bez niej umowa traci status najmu okazjonalnego. Termin liczy się od daty rozpoczęcia najmu wskazanej w umowie, a nie od dnia jej podpisania czy przekazania kluczy. Najbezpieczniej zgłosić umowę od razu po jej zawarciu. Nie ma urzędowego wzoru: wystarczy pismo z danymi stron, adresem lokalu, datą zawarcia i rozpoczęcia najmu oraz informacją, że to najem okazjonalny. Zgłoszenie jest jednorazową czynnością administracyjną, ale jej pominięcie unieważnia całą konstrukcję najmu okazjonalnego, niezależnie od tego, jak dobrze przygotowana była resztą umowa.

Co zyskuje właściciel przy zachowaniu formalności

Zachowanie obu formalności, notarialnego oświadczenia i terminowego zgłoszenia, daje właścicielowi realne narzędzie w sytuacji, gdyby najemca przestał płacić lub odmawiał wyprowadzki. Bez tych kroków właściciel musiałby prowadzić standardowe postępowanie eksmisyjne, które zwykle trwa dłużej i wiąże się z większą niepewnością. Najem okazjonalny, prawidłowo przeprowadzony od początku, skraca tę procedurę i daje właścicielowi jasność co do tego, jak wygląda ścieżka działania w razie problemów z najemcą. Dlatego warto dopilnować obu formalności już przy podpisywaniu umowy, a nie odkładać je na później.

Koszty formalności i jak je zaplanować

Najem okazjonalny wiąże się z kosztami, których nie ma przy zwykłej umowie najmu. Najważniejszy to wizyta u notariusza, u którego najemca składa oświadczenie o poddaniu się egzekucji. Opłatę notarialną zwykle ponosi najemca, choć strony mogą umówić się inaczej, dlatego warto ustalić to przed podpisaniem umowy. Właściciel powinien też pamiętać o terminie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego.

Formalności to tylko część kosztów wynajmu. Pełne zestawienie wydatków, od wyposażenia po rotację najemców, znajdziesz w tekście ile naprawdę kosztuje utrzymanie mieszkania na wynajem w 2026 roku. Jeśli urządzasz mieszkanie pod wynajem, zobacz też, dlaczego warto postawić na meble modułowe.

Do kosztów utrzymania wynajmowanego mieszkania wlicz także podatek od nieruchomości, którego stawki rosną w 2027 roku.

Najczęstsze pytania

Najem okazjonalny: co to jest?
To szczególny rodzaj umowy najmu mieszkania zawieranej na czas oznaczony, najdłużej 10 lat, przez właściciela będącego osobą fizyczną, która nie prowadzi działalności w zakresie wynajmu. Daje właścicielowi łatwiejszą drogę do eksmisji dzięki notarialnemu oświadczeniu najemcy o poddaniu się egzekucji i wskazaniu innego lokalu.

Jak zgłosić najem okazjonalny do urzędu skarbowego?
W ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu, w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania właściciela: osobiście, pocztą albo elektronicznie. Bez zgłoszenia umowa traci przywileje najmu okazjonalnego.

Czy przy najmie okazjonalnym można eksmitować rodzinę z dziećmi?
Tak. Przy najmie okazjonalnym nie stosuje się przepisów o prawie do lokalu socjalnego ani o zakazie eksmisji w okresie zimowym, które chronią najemców przy zwykłym najmie. Dlatego tak ważne jest wskazanie przez najemcę lokalu, do którego może się wyprowadzić.

Co musi zawierać umowa najmu okazjonalnego?
Umowa najmu okazjonalnego musi być zawarta na piśmie, na czas oznaczony, najdłużej 10 lat. Załącznikami są notarialne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia lokalu, wskazanie innego lokalu, do którego najemca mógłby się wyprowadzić, oraz oświadczenie właściciela tego lokalu o zgodzie na zamieszkanie najemcy.